BIP Urzędu Miasta i Gminy Ruciane-Nida

Przyjmowanie i załatwianie spraw

Sprawy przyjmowane i załatwiane są w kancelarii przedszkola od poniedziałku do piątku w godzinach 8:00-15:00
  1. Korespondencję przyjmuje dyrektor, a pod jego nieobecność sekretarz przedszkola.
  2. Przyjmując przesyłki przekazywane drogą pocztową, zwłaszcza polecone i wartościowe, osoba uprawniona sprawdza prawidłowość zaadresowania oraz stan opakowania.
  3. Dyrektor przedszkola otwiera wszystkie przesyłki z wyjątkiem:
    • Adresowanych imiennie, które przekazuje adresatom,
    • Wartościowych, lub stanowiących tajemnicę służbową (poufne),
  4. Potwierdzenie otrzymania pisma osoba uprawniona daje na żądanie składającego pismo.
  5. Dyrektor segreguje wpływającą korespondencję według jej treści i przekazuje właściwym osobom.

Załatwianie spraw
  1. Przy pisemnym załatwianiu sprawy stosuje się następujące formy:
    1. Odręczną,
    2. Korespondencyjną,
  2. Forma odręczna jest skróconym sposobem załatwiania sprawy i polega na sporządzeniu, po zarejestrowaniu sprawy- bezpośrednio na otrzymanym piśmie- zwięzłej odpowiedzi załatwiającej sprawę, lub na sporządzeniu na nim odręcznej notatki wskazującej sposób jej załatwienia.
  3. Forma korespondencyjna polega na sporządzeniu pisma załatwiającego sprawę.
  4. Załatwienie sprawy może być:
    1. Tymczasowe - gdy zachodzi potrzeba przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego,
    2. Ostateczne - gdy odpowiedź udzielona stronie załatwia sprawę co do jej istoty albo w inny sposób kończy sprawę w danej instancji.
  5. Po sporządzeniu kopii pisma lub dokumentu należy umieścić pod tekstem klauzulę zgodności z oryginałem, a także datę, podpis osoby stwierdzającej zgodność treści.
  6. Sprawy załatwiane są według kolejności ich wpływu i stopnia pilności.
  7. Każdą sprawę załatwia się oddzielnym pismem bez łączenia jej z inną sprawą, nie mającą bezpośredniego związku.
  8. Pismo załatwiające sprawę powinno być zawierać:
    1. Nagłówek - druk lub podłużną pieczątkę nagłówkową,
    2. Znak sprawy,
    3. Powołanie się na znak i datę pisma, którego odpowiedź dotyczy,
    4. Datę podpisania pisma przez osobę upoważnioną,
    5. Określenie odbiorcy wraz z adresem, treść pisma,
    6. Podpis (imię i nazwisko, stanowisko służbowe)
Data powstania: wtorek, 17 gru 2013 14:15
Data opublikowania: wtorek, 17 gru 2013 14:29
Opublikował(a): Jacek Izdebski
Zaakceptował(a): Jacek Izdebski
Artykuł był czytany: 1840 razy