BIP Urzędu Miasta i Gminy Ruciane-Nida

Sprawy przyjmowane i załatwiane są w kancelarii przedszkola od poniedziałku do piątku w godzinach 8:00-15:00

1. Korespondencję przyjmuje dyrektor, a pod jego nieobecność sekretarz przedszkola.
2. Przyjmując przesyłki przekazywane drogą pocztową, zwłaszcza polecone i wartościowe, osoba uprawniona sprawdza prawidłowość zaadresowania oraz stan opakowania.
3. Dyrektor przedszkola otwiera wszystkie przesyłki z wyjątkiem:
   • Adresowanych imiennie, które przekazuje adresatom,
   • Wartościowych, lub stanowiących tajemnicę służbową (poufne),
4. Potwierdzenie otrzymania pisma osoba uprawniona daje na żądanie składającego pismo.
5. Dyrektor segreguje wpływającą korespondencję według jej treści i przekazuje właściwym osobom.

Załatwianie spraw

1. Przy pisemnym załatwianiu sprawy stosuje się następujące formy:
   1. Odręczną,
   2. Korespondencyjną,
2. Forma odręczna jest skróconym sposobem załatwiania sprawy i polega na sporządzeniu, po zarejestrowaniu sprawy- bezpośrednio na otrzymanym piśmie- zwięzłej odpowiedzi załatwiającej sprawę, lub na sporządzeniu na nim odręcznej notatki wskazującej sposób jej załatwienia.
3. Forma korespondencyjna polega na sporządzeniu pisma załatwiającego sprawę.
4. Załatwienie sprawy może być:
   1. Tymczasowe - gdy zachodzi potrzeba przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego,
   2. Ostateczne - gdy odpowiedź udzielona stronie załatwia sprawę co do jej istoty albo w inny sposób kończy sprawę w danej instancji.
5. Po sporządzeniu kopii pisma lub dokumentu należy umieścić pod tekstem klauzulę zgodności z oryginałem, a także datę, podpis osoby stwierdzającej zgodność treści.
6. Sprawy załatwiane są według kolejności ich wpływu i stopnia pilności.
7. Każdą sprawę załatwia się oddzielnym pismem bez łączenia jej z inną sprawą, nie mającą bezpośredniego związku.
8. Pismo załatwiające sprawę powinno być zawierać:
   1. Nagłówek - druk lub podłużną pieczątkę nagłówkową,
   2. Znak sprawy,
   3. Powołanie się na znak i datę pisma, którego odpowiedź dotyczy,
   4. Datę podpisania pisma przez osobę upoważnioną,
   5. Określenie odbiorcy wraz z adresem, treść pisma,
   6. Podpis (imię i nazwisko, stanowisko służbowe)